Onboarding IT Admin - Digital Audit Preparation

Leitfaden für IT-Administratoren zur Vorbereitung auf unsere Lösung zapAnalytics - Digital Audit Preparation

zapAnalytics - Digital Audit Preparation

zapAnalytics - Digital Audit Preparation lizensiert das einmalige Anlegen eines Projekts in unserer Software zapAnalytics. Zur digitalen Prüfungsvorbereitung werden Ihre SAP-Daten extrahiert und die zapliance-Indikatoren automatisch analysiert. Das Ergebnis ist eine Zusammenstellung von PowerBI-Dateien und Exporten, die es dem Benutzer ermöglicht, die SAP-Nutzung zu verstehen, wichtige Risiko- und Chancenindikatoren zu identifizieren und tiefere Einblicke in die Daten zu gewinnen.

Geschätzte Vorbereitungszeit: 90 Minuten

Themengebiete:

1. Allgemeine Information zu zapAnalytics 
2. Technische Anforderung: Hardware
3. Technische Vorbereitung: zapAnalytics
4. Zugriff auf zapAnalytics
5. PowerBI Desktop

6. Einspielen von Software Updates

7. Eingriff und Zugriff auf das SAP System

Allgemeine Informationen zu zapAnalytics:

zapAnalytics ist eine Webanwendung, die auf Java Spring basiert. Der SAP-Datenabzug erfolgt per RFC und erfordert ausschließlich einen lesenden SAP-User, der mit den SAP Standardbausteinen berechtigt ist. Als Datenbank wird eine PostgreSQL-Datenbank genutzt, auf der alle Daten lokal gespeichert werden.

Die Verarbeitungszeit für die Datenextraktion und -verarbeitung kann je nach Datenmenge erheblich variieren und unter Umständen mehrere Tage dauern. Eine stabile Netzwerkverbindung zum ERP- und ggf. zum Zielsystem, wie PowerBI ist jedoch erforderlich, um den Datenfluss sicherzustellen.

Technische Anforderung: Hardware

Die Hardware-Spezifikationen hängen vom Datenvolumen ab. Für eine effiziente Datenextraktion und -verarbeitung empfehlen wir eine virtuelle Maschine mit folgenden Spezifikationen:

• Betriebssystem: Windows 64-Bit (z.B. Windows Server 2022 oder neuer)
• Prozessor: Moderner Multi-Core-Prozessor (mindestens 8 Kerne)
• RAM: Mindestens 64GB RAM skalierbar auf 128GB RAM
• Speicherplatz: Mindestens 1 TB mit Lese-/Schreibgeschwindigkeiten von mind. 100 MB/s
• Verfügbarkeit: Ununterbrochene Verfügbarkeit während der Datenextraktion und -verarbeitung (Ausschalten von BackUps oder Server Reboots)

zapAnalytics benötigt die spezifizierten Ressourcen während des Datenabzugs und der Datenverarbeitung. Nach erfolgter Datenverarbeitung können die Systemressourcen insbesondere in One-Off Projekten) in Abstimmung mit der Fachabteilung und zapliance reduziert werden.

Durchschnittliche Hardwareeinrichtungsdauer: 60 Minuten

Technische Vorbereitung: zapAnalytics

 Vorbereitung auf die Installation:

• Administratorrechte für die Installation.

• Ports im internen Netzwerk für SAP (3300, 3600, 3299) und bei Bedarf den Webzugriff von Client-Computern (9007 und optional 8080) müssen in der Firewall freigegeben sein.
• Remote Desktop (RDP) Zugriff für den Audit Manager und ggf. die Prüfer einrichten.
• Windows Updates (Patch - Zeitplan) für den Server mit den Anforderungen des Projekts abstimmen und ggf. Updates reschedulen.
  
  

Installation von zapAnalytics (ggf. zusammen mit zapliance):

• Download des Installationspakets und des Content-Bundles. Beides wird durch zapliance zur Verfügung gestellt.
• Installation von zapAnalytics.
• Registrierung des zapAnalytics-Prozesses als Windows-Dienst (Automatisch starten) und Anpassung der RAM - Allokation.
• Einrichten der Benutzer und Projekte in der Software.
• Upload des Content-Bundles in zapAnalytics.
• Einrichten der SAP Verbindungsdaten und ggf. umfangreichen Verbindungstest durchführen.
• Datenabzug und -verarbeitung starten.

Durchschnittliche Installation und Einrichtungszeit (ohne Genehmigungsverfahren): 30 Minuten

Zugriff auf zapAnalytics

Der Zugriff auf die Weboberfläche erfolgt über https://localhost:9007/zapAnalytics/login auf dem Server.

Sollte sich ein Client-Computer direkt im internen Netzwerk befinden, kann die Weboberfläche auch über die IP-Adresse des Hosts aufgerufen werden (z.B. https://hostIP:9007/zapAnalytics/login).

Die Software enthält ein selbst signiertes Zertifikat (.jks), das die standardmäßige HTTPS-Kommunikation ermöglicht.

PowerBI Desktop

Die Result-Dateien der zapAnalytics Prüfungsvorbereitung enthält die im Content-Package definierten Deliverables. Das sind in der Regel .parquet Dateien mit den Ergebnisdaten, sowie PowerBI Template Dateien (.pbit). Die Templates werden mit PowerBI Desktop geöffnet und die Ergebnisse aus den .parquet Dateien importiert. Dadurch erhält man einen PowerBI Bericht (.pbix), welcher lokal abgespeichert werden kann.

Optional kann der PowerBI Desktop Bericht (.pbix) nach PowerBI Service gepublished und anderen Microsoft Usern berechtigt werden. 

PowerBI Lizenzen sind grundsätzlich nicht Bestandteil des Angebots. Sollte unser Angebot einen Workshop beinhalten, ist entweder:

• zapliance Zugriff zum PowerBI Dashboard zu gewähren, oder
• die Result-Dateien (.parquet Dateien) an zapliance zu übermitteln.

Hinweis: Wir empfehlen 8GB RAM oder mehr für die Nutzung von PowerBI Desktop.

Einspielen von Software Updates

Software-Updates werden regelmäßig von zapliance bereitgestellt. Kunden erhalten Update-Benachrichtigungen per E-Mail und die KnowledgeBase. Die Kunden sind für die Aktualisierung der Software verantwortlich, da dies nicht automatisiert erfolgen kann.

Software-Updates erfolgen durch:

1. Neuinstallation,

2. Updates oder Content-Bundle importieren (während der Laufzeit). 

Alle Update-Formen können ausschließlich durch verschlüsselte, von zapliance signierte Dateien, erfolgen. 

Neuinstallation: 

• Laden Sie das neueste Installationsdatei von zapliance herunter.
• Pausieren Sie alle Datenoperationen und stoppen Sie den aktuellen Prozess/Dienst.
• De-registrieren Sie den registrierten Windows-Dienst.
• Installieren Sie das Update, indem Sie die Installationsdatei ausführen.
• Ggf. Anpassung der RAM-Allokation
• Registrieren Sie den Windows-Dienst erneut.
• Starten Sie den Windows-Dienst.

Durchschnittliche Updatezeit: 10 Minuten.

Updates während der Laufzeit

zapliance bietet Engine-Dateien und Content-Bundles (.zip Dateien), die zur Laufzeit hochgeladen werden können, um Funktionen zu aktualisieren oder neue Features und Analysen in der Software zu ermöglichen. Dieser Prozess kann im Frontend ohne direkten Zugriff auf die Host-Maschine verwaltet werden, in der Regel ohne IT-Unterstützung.

Durchschnittliche Updatezeit: 5 Minuten.

Datenzugriff und Auswirkungen auf das SAP-System

Daten werden über die RFC-Schnittstelle des SAP-Systems abgerufen. zapAnalytics benötigt ausschließlich die SAP- Standardbausteine und ausschließlich Leserechte. 

In über 2000 Projekten gab es weder in R3, ECC oder S4 Systemen Beeinträchtigungen des SAP Systems.

Weitere Informationen zu SAP Admin.

Benötigen Sie Hilfe?

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team unter support@zapliance.com.

 

Zuletzt aktualisiert: 01. Februar 2025

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