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      Projektablauf für Digital Audit Preparation Projekte

      Detaillierte Beschreibung des Projektablaufs zur digitalen Prüfungsvorbereitung

      Dieser Artikel beschreibt den strukturierten Projektablauf für die Zusammenarbeit mit zapliance. Jeder Schritt ist klar definiert, um einen erfolgreichen Abschluss des Projekts zu gewährleisten. Bitte beachten Sie die bereitgestellten Details und Verweise auf die entsprechenden Ressourcen für weiterführende Informationen.

      1. Kick-off

      Nach Abschluss des Vertrags und Beginn der Onboarding-Phase findet das Kick-off-Meeting statt. Ziel des Meetings ist die Abstimmung zu folgenden Punkten:

      • Projektablauf: Festlegung des Projektablaufs
      • Audit-Ziel: Abgleich der Audit-Schwerpunkte (360°/Purchase-to-Pay/Order-to-Cash/Accounting)
      • Projektdetails: Definition des Analyseumfangs
      • Rollen und Verantwortlichkeiten: Klärung der Projektverantwortlichkeiten (Projektmanager, IT-Admin, SAP-Admin)
      • Zeitplan: Start- und Enddaten des Audits
      • Workshop-Termine: Abstimmung zu den Workshop-Terminen

      2. Technisches Onboarding

      Das technische Onboarding erfolgt in einem separaten Termin mit dem IT- und dem SAP-Admin. Ziel ist die Klärung technischer Details und offener Fragen zur bereitgestellten Dokumentation. Anschließend übernimmt die IT-Abteilung die technische Einrichtung.

      Hinweis: Die Dauer der Datenverarbeitung hängt vom Datenvolumen des Projekts ab.

      3. Installation einschließlich Datenverarbeitung

      Installation und Datenabzug erfolgen in einem separaten Termin mit dem IT-Admin. zapliance stellt Ihnen ein Installationspaket zur Verfügung, das sowohl die Software als auch die Content-Bundle-Datei beinhaltet.

      • Voraussetzungen für die Projekterstellung:
        • Daten- und Audit-Umfang müssen im Voraus definiert sein, einschließlich:
          • Welche Buchungskreise, Geschäftsjahre und SAP-Mandanten sollen extrahiert werden?
        • Wichtig: Die SAP-Verbindungsdaten müssen für die Projekterstellung vorliegen und sollten im Voraus vom SAP-Admin bereitgestellt werden.

      Hinweis: Die Dauer der Datenverarbeitung hängt vom zu analysierenden Datenvolumen ab.

      4. Power BI

      Nach erfolgreicher Datenverarbeitung können die Power BI Dashboards erstellt werden.

      • Voraussetzungen:
        • 16 GB RAM auf der virtuellen Maschine (VM) bzw. dem Laptop des Auditors
        • Installation der jeweils aktuellen Version von Power BI Desktop
        • Ausführliche Installationshinweise finden Sie im Artikel: Setup PowerBI

      5. Workshops

      Im Verlauf des Projekts führt zapliance drei Workshops mit Ihnen durch, in denen die Analyseergebnisse und die zugrundeliegenden Methoden erläutert werden. Jeder Workshop dauert ca. zwei Stunden.

      • Workshop 1: Big Picture

        • Darstellung des Gesamtüberblicks zum Unternehmen sowie Erläuterung des Audit-Kontexts

      • Workshop 2: Analyse der Ergebnisse im Power BI Dashboard

        • Detaillierte Vorstellung der Analyseergebnisse im Power BI Dashboard. zapliance führt dazu im Vorfeld eine Voranalyse durch, um gezielte Insights zu gewinnen, die im Workshop besprochen werden

      • Workshop 3: Feedback + QA-Session

        • Der dritte Workshop kann individuell gestaltet werden, z. B. zur Klärung offener Fragen, Rückmeldung zu den bisherigen Workshops, etc.

      Hinweis: Für die erfolgreiche Durchführung der Workshops zur Digital Audit Preparation führt zapliance eine Voranalyse anhand des Power BI Reports des Kunden durch. Dafür kann es notwendig sein, zapliance Zugriff auf den Power BI Report zu gewähren. Folgende Vorgehensweisen sind möglich:

      • Zugriffsberechtigung für zapliance auf den Power BI Report:
        • Der Kunde gewährt einem zapliance-Manager Zugriff auf den in der Microsoft Cloud veröffentlichten Power BI Report. Für diese Variante wird eine Power BI Pro-Lizenz benötigt.
      • Versand der Parquet-Dateien an zapliance:
        • Der Kunde sendet zapliance die .parquet-Dateien mit den zapAnalytics-Ergebnissen zu. zapliance baut den Power BI Report dann intern nach.
      • Zugriff über dedizierten Server mit Power BI:
        • Alternativ kann der Kunde einen dedizierten Server mit installiertem Power BI Desktop und lokal gespeicherten zapAnalytics-Ergebnisdateien bereitstellen. Der Zugriff für zapliance erfolgt dann via Remote Desktop Protocol (RDP), Citrix oder einer ähnlichen Lösung. Die Voranalyse findet auf diesem Server statt.
      • Bereitstellung eines Laptops oder externen Laufwerks:
        • Der Kunde stellt zapliance einen voll funktionsfähigen Laptop oder ein externes Laufwerk mit den zapAnalytics-Ergebnisdateien zur Verfügung.

      Egal welche Variante gewählt wird, es muss sichergestellt sein, dass alle benötigten Dateien und Software-Komponenten zur Verfügung stehen, um die Voranalyse und Durchführung der Workshops zu ermöglichen.

      6. Ergebnisdokumente + Audit

      Nach Abschluss der Workshops stellt zapliance folgende Unterlagen bereit:

      • Besprechungsdokumentation: Die Übersicht beinhaltet alle zentralen Informationen und die behandelten Themen und Fragestellungen zum Audit.
      • One-Pager: Eine kompakte Zusammenfassung des gesamten Projekts.

      Nach Übergabe der Unterlagen erfolgt die Durchführung des Audits durch den Kunden.